及贷是一家专注于提供便捷贷款服务的平台其核心业务是通过线上渠道为使用者提供个人消费贷款。在贷款业务中不可避免地会遇到部分使用者未能按期还款的情况。为了维护良好的信用环境和保障资金安全及贷需要采纳有效的催款措施。而催款告知函作为一种正式、规范的沟通形式，是流程中的必不可少环节之一。
撰写一份专业的催款告知函不仅可以提醒借款人履行还款义务，还能展现企业的专业形象和服务水平。本文将从催款告知函的基本要素入手，结合实际案例，详细介绍怎么样撰写一封既符合法律规范又具有说服力的催款告知函。
编写催款告知函时必须清楚其主要目的是什么。对及贷而言，发送催款告知函的主要目标涵盖但不限于以下几点：
1. 提醒借款人：及时通知借款人当前的欠款状态避免因遗忘或疏忽引发逾期加重。
2. 明确责任：强调借款合同中关于还款条款的具体规定，使借款人意识到违约可能带来的影响。
3. 促进协商：给予借款人一个合理的机会来解决疑问，如调整还款计划或申请延期等。
4. 保护权益：保证公司在合法范围内行使权利，同时防止不必要的纠纷发生。
在遵循上述目的的同时还需坚持几个基本原则：
- 合法性：所有内容均需基于事实并符合相关法律法规；
- 客观性：描述情况时应保持中立态度，避免利用情绪化语言；
- 人性化：考虑到借款人的实际情况在措辞上尽量体现关怀而非指责。
一封标准的催款告知函常常由以下几个部分组成：
可直接命名为“催款告知函”，并注明文件以便存档管理。抬头部分则应包含收件人的姓名、地址等基本信息保障信息准确无误。
开头部分简要介绍发函例如：“尊敬的张先生/女士，您好！感谢您选择及贷提供的金融服务。按照您与我司签订的《借款协议》第X条的规定……”这样的表述既礼貌又能迅速切入主题。
这是催款告知函的核心内容所在。在这里需要清晰列出以下信息：
- 欠款金额：精确到小数点后两位；
- 欠款日期：具体到某年某月某日；
- 逾期天数：计算公式为当前日期减去约好还款日；
- 罚息及其他费用：要是存在，则需单独列出；
- 还款期限：建议设置一个合理的宽限期，比如一周内完成支付。
还应附上还款账户信息（如银行账号），方便借款人直接转账操作。
这部分旨在鼓励借款人尽快履行还款义务。可采用如下句式：“鉴于以上情况，咱们真诚期望您可以在收到本函之日起X日内偿还全部欠款。假若您暂时遇到困难，请主动联系我们协商解决方案。”这类形式既能给予对方喘息空间也表明了公司愿意合作的态度。
最后别忘了加上一句结束语：“如有任何疑问，请随时拨打 热线XXXX-XXXX-XXXX与我们联系。”然后由授权代表签字盖章，以示正式生效。
假设某位名为李华的客户于2023年9月1日向及贷申请了一笔为期三个月的借款，总额为人民币5000元整。然而到了还款截止日期即12月1日李华仍未归还任何款项。此时，及贷决定向其发出催款告知函。
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尊敬的李华先生/女士：
您好！
感谢您选择及贷提供的金融服务。依照您与我司签订的《借款协议》第X条的规定，您应在2023年12月1日前偿还全部借款本金及利息共计人民币5000元整。遗憾的是，截至今日，我们尚未收到您的还款记录。
经核实，您目前尚欠我司本金及利息合计人民币5000元整，逾期已达XX天。依照合同约好，自逾期之日起每日将按未还金额的0.05%收取滞纳金，截至目前累计滞纳金约为XXX元。
为避免进一步产生额外费用，请您务必在接到本函之日起7日内将上述款项汇入以下指定账户：
行：中国工商银行XX支行
户名：及贷科技
账号：XXXXXXXXXXXXXXX
若是您暂时无法一次性清偿全部欠款，欢迎随时与我们联系，我们将竭诚为您提供个性化的分期付款方案或其他帮助措施。
如需咨询详情，请拨打我们的客户服务热线：400-XXXX-XXXX。
此致
敬礼！
及贷科技
授权代表：___________
日期：2024年X月X日
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尽管催款告知函具有强制性和严肃性，但在实际操作期间仍需关注以下几点：
1. 语气平和：即使面对长期拖欠的情况，也应始终保持冷静理性的态度；
2. 遵守时限：严格依照法律规定的时间节点施行各项程序；
3. 保护：未经允许不得公开传播客户的个人信息；
4. 跟进反馈：定期跟踪应对结果，必要时可选用进一步措施。
通过精心和妥善实施催款告知函，不仅可以有效提升回款率，更能增强形象和社会责任感。期待本文所提供的方能够为从事类似工作的同仁们提供有益参考。
